Т-визуализация на сметките

За да се проследи по-лесно дебита и кредита на една сметка може да се използва Т-визуализацията.
Нека вземем две сметки- парични средства (сметка от актива на баланса) и банкови заеми (сметка от пасива на баланса).
Куриер Деливъри, компанията на Иван, взема банков заем от 5000 лв. В резултат от това сметката от актива парични средства се увеличава с 5000 и сметката на пасива банкови заеми също се увеличава с 5000.
За да увеличим сметка парични средства тя трябва да се дебитира. За да увеличим сметка банкови заеми тя трябва да се кредитира (защото е пасивна сметка, а там увеличаване значи кредитиране).
Ето как ще изглеждат тези операции при Т- визуализацията:

Друг начин за визуализация на тази операция е да се направи общ запис:

Дата              Име на сметката                 Дебит                Кредит
01.01.2011    Пари в брой                         5000
                               Банкови заеми                                        5000 

Счетоводна сметка

Счетоводната сметка е информационен запис, събиращ всички счетоводни записвания (осчетоводявания) за даден стопански обект — вземане, задължение, дълготраен актив, материален запас и др.,показващи увеличение или намаление. В счетоводната сметка се записва паричният израз на всички стопански операции, които са довели до промени в дадения стопански обект.

източник:

http://bg.wikipedia.org

Счетоводни принципи

Счетоводството се води на базата на счетоводни принципи. Ето някои от тях:
1. Предприятието е стопанска единица, отделна от своите собственици и други предприятия;
2. Документална обоснованост - това означава, че за всяка операция, която извършваме трябва да имаме докумнт (например фактура, платежно нареждане и др.)
3.Предприятието е действащо и не предполага в близко бъдеще да прекрати или да съкрати свойта дейност;
4.Предимство на съдържанието пред формата - т.е. отчитаме си нещата такива каквито са си (пр. актив), а не в зависимост от това как са дефинирани правно. Идеята е да се следва икономическата логика.
5.Текущо начисляване - прихода/разхода се начисляват в момента на извършването им, а не когато се получат парите.
6. Съпоставимост между приходи и разходи - на всеки приход трябва да съответства разход и обратното. 
7. Запазване на счетоводната политика - идеята е да може да се направи съпоставка между два отчетни периода.

8. Обобщение

1.       Когато компанията плаща за нещо се кредитира сметка парични средства и трябва да се дебитира втора сметка:

·         Ако сумата е използвана или ще се използва до края на настоящия месец, сметката, която се дебитира ще бъде сметка за разходи (например сметки разходи за реклама, разходи за наем, разходи за заплати)

·         Ако сумата не е използвана или не изтича до края на месеца, втората сметка, която се дебитира ще бъде сметка от актива на баланса (примерно предплатени застраховки, предплатен наем, запаси, земя, сгради, работн облекло, предплатена реклама)

·         Ако сумата намалява задълженията на компанията ни сметката, която трябва да се дебитира ще бъде сметка от пасива (например задължения за плащане, задължения за заплати, лихви)

2.       Когато компанията получава пари ще дебитира сметка парични средства и ще кредитира друга сметка:

·         Ако сумата е авансово плащане(още не са ни платили парите, а само са написали чек например) за услуга, която още не е изпълнена кредитираме сметка Неспечелени приходи(приходи за бъдещи периоди)

·         Ако получената сума е заплащане от клиент за продажба или услуга извършени по-рано и вече записани, като приход, сметката, която кредитираме е пари за получаване.

·         Ако сумата е получена от инвестиции на пари от собственика на компанията се кредитира сметка на капитала/акциите като обикновени акции.

3.       Приходите се записват като приходи от услуги или продажби, когато услугата или продажбата са извършени, а не когато са получени парите. Това е основен счетоводен принцип – принципа за текущото осчетоводяване.

4.       Разходите се съпоставят с приходите или с периода на време показан в отчета за приходите, а не времето когато разходите са платени. Това е основен счетоводен принцип – съпоставяне на приходи и разходи

5.       Финансовите отчети също рефлектират с друг счетоводен принцип – принципа на оценяването. Това означава активите да се вписват в баланса на тяхната първоначална цена(или по-ниска от нея цена), а на стойността си в момента. Разходите в Отчета за приходи също се отнасят към принципа на оценяването. Например разхода за амортизация е направен на първоначалната цена на актива, който е амортизиран, а не на сегашната си цена. 

7.Пример за шеста счетоводна операция

На 3-ти декември Куриер Деливъри е наета от компания, която незабавно иска от нея да достави 50 колета. Цената на Иван е 250 лв, а те ще я платят до 7 дни.

Иван доставя колетите на 3-ти декември, което означава, че Куриер Деливери е спечелила 250 лв на 3-ти декември. Следователно 250 лв се обявяват, като приходи на 3-ти декември, но Куриер Деливери не получава парите тогава.

Нека определим двете замесени сметки и коя от тях трябва да се дебитира и коя кредитира.

Тъй като Куриер деливери ще получи приходи едната сметка трябва да е приходи например Приходи от услуги (обикновено сметка приходи се кредитира, което означава, че ни трябва сметка, която да дебитираме). Знаем, че тази сметка не може да е парични средства в брой затова можем да използваме сметка пари за получаване. Отчитането на приходите, в момента на получаването им е от основните счетоводни принципи – признаване на приходите в момента на спечелването им.

Счетоводна сметка                        дебит              кредит

Пари за получаване                        250

Приходи от услуги                                                  250

Приходите и разходите ще се покажат в отчета за приходите така:

Приходи от услуги           260 (250+10)

Разход за заплата             80

Нетно приходи                  180 (260-80)

Баланса ще изглежда така:

Активи                                                          Пасиви и капитал/акции

Пари                                        4 810                                             Пасив

Пари за получаване                250                                            задължения за плащане 80

Предплатени застраховки  1 200                                            капитал

Транспортни средства      14 000                                        обикновени акции        20 000

                                                                                       Неразпределена печалба             180  

                                                                                       Общо капитал/акции                20 180

Общо активи                       20 260                     Общо пасиви и капитал/акции     20260

Забележете, че нетните приходи от отчета за приходите увеличават неразпределената печалба в капитала в баланса.Тази връзка между отчета за приходите и баланса е важна. Показва как приходите ще доведат до нарастването на капитала, а разходите ще доведат до намаляването му. Накрая на годината приходните и разходните счетоводни сметки се зануляват и техните баланси се трансформират в сметка неразпределена печалба.

6.Пример за пета счетоводна операция

Да предположим, че Куриер Деливъри е наела временно човек, който да достави колети на 3 декември. Заплащането на човека е 80 лв и трябва да се плати до 12-ти декември.

Ако компанията на Иван не плати парите веднага не можем да кредитираме сметка парични средства. Но тъй като дължим пари наричаме това задължения за плащане. Трябва да имаме предвид, че разходите са почти винаги дебитирани.

Счетоводна сметка                        дебит              кредит

Разход за заплата                               80

задължения за плащане                                            80

5. Пример за четвърта счетоводна операция

На 3 декември клиент плаща на Куриер Деливери по банков път 10 лв, за да достави 2 колета през същия ден.

Тъй като компанията получава 10 лв трябва да се дебитира сметка парични средства/по банков път/. Втората сметка, която ни трябва е приходи (приходи от услуги)- кредитираме я. Тази сметка се записва в отчета за приходите. Причината поради, която я кредитираме е, защото Куриер Деливери трябва да обяви прихода си. Обявяването на прихода, когато е получен е основен счетоводен принцип – принцип на признаване на приходите.

Приходните сметки се кредитират винаги, когато компанията получава приходи.

Ето как се записва:

Счетоводна сметка                                   Дебит        Кредит

Парични средства/по банков път/        10

Приходи от услуги                                                            10        

4. Пример за трета счетоводна операция

Иван решава да си застрахова буса. Застрахователят му казва, че за 1200 лв ще го застрахова за 6 месеца. Иван плаща по банков път. След като се плаща по банков път разбираме, че едната сметка е парични средства /по банков път/. След като Иван плати сметката парични средства се кредитира. Но трябва и да дебитираме друга счетоводна сметка – например застраховки.

Счетоводна сметка                    Дебит            кредит

Застраховки                                1200

Парични средства –банка                                1200

Актива включва разходи, които все още не са изтекли (все още не са използвани). 1200 лв е плащане, което няма да изтече докрая на месеца ще бъде логично да дебитираме не сметка застрахопвки, а сметка предплатени застраховки. На края на всеки месец, когато 200 лв се използват тази сума ще се мести от сметка предплатени застраховки в сметка застраховки(1200 :6=200).

Балансът ще изглежда така:

Актив                                                     Пасив и капитал/акции

Пари в брой                             4 800            пасив

Предплатени застраховки   1 200            капитал

Транспортни средства          14 000          обикновени акции 20 000

Общо активи                           20 000           Общо Пасив и капитал/акции 20 000

3. Примери за втора счетоводни операции

Пример за втора счетоводна операция

На 2-ри декември Куриер Деливери купува използван бус за 14 000 лв, като го плаща по банков път. Двете сметки, които ще използваме са парични средства и транспортни средства. Когато платежното за превод е написано трябва да отбележим тази транзакция в счетоводните сметки.

Тъй като са платени 14 000 лв сметка парични средства е кредитирана, което означава че трябва да дебитираме с 14 000 другата сметка – транспортни средства.

Счетоводна сметка                     Дебит         Кредит          

Транспортни средства              14 000

Парични средства /пари по банков път/  14 000

Ето как ще изглежда и баланса

Актив                                                   Пасив и акции/капитал

Пари в брой                    6 000        пасив

Транспортни средства 14 000      собствен капитал

                                                            Акции             20 000

Общо актив 20 000                       Общо пасив   20 000 

2. Дебит и Кредит

Двустранно счетоводство означава, че счетоводните операции се записват най-малкото в две сметки.

Двустранното счетоводство изисква една и съща сума да се записва от ляво на една сметка и от дясно на друга сметка. Вместо думата „ляво” счетоводителите използват дебит и вместо дясно – кредит.

Иван се чуди как ще разбере коя сметка да дебитира – което означава, че трябва да сложи сумата в лявата част на сметката – и коя трябва да кредитира - което означава, че трябва да сложи сумата в дясната част на друга сметка. Счетоводителката на Иван - Ана му припомня базовото счетоводно уравнение, като му казва, че то обяснява и дебит/кредит.

Нека пак го погледнем:

Актиите = пасивите+ собствен капитал/ценни книжа/акции

Само активите са от лявата страна – страната на дебита. По начало актива стои в лявата страна на баланса. За да увеличим сметка на актива добавяме сумата в лявата част на сметка на актива. На счетоводен „жаргон” това означава, че дебитираме сметка на актива. За да намалим сметка на актива добавяме сумата в дясната част – това е кредитиране на сметка на актива.

Само пасивите и ценните книжа/акциите са от дясната страна /страната на кредита/ в баланса. За да увеличите счетоводната сметка на пасивите или акциите/ценни книжа слагате сумата от дясната страна на сметката. На счетоводен жаргон това означава, че кредитирате сметката на пасива. За да намалите сметката на пасива и  ценните книжа/акциите дебитирате сметката, което означава, че слагате сумата в лявата страна на сметката.

Като всички правила има и изключения.

Например: ако Иван получава директни пари за доставка сметка парични средства в брой се дебитира, а когато Иван плаща в брой сметка парични средства в брой се кредитира.

На 1 декември  Куриер Деливъри е получил 20 000 лв. в брой от Иван в замяна на 5 000 акции. Това означава, че едната сметка е Парични средства в брой. Щом парите са получени сметката се дебитира.

Според изискването на двустранното счетоводство трябва да го осчетоводим с две (или повече) сметки. Тъй като първата сметка парични средства е дебитирана втората трябва да е кредитирана. Всичко, което Иван трябва да направи е да открие правилната сметка, която да кредитира. В този случай сметката е Обикновени акции. Обикновените акции е част от акционерния капитал, която сметка е от дясната част на счетоводното уравнение. Като резултат трябва да има кредитен баланс, за да го увеличим сметката трябва да се кредитира.

Ето го нагледно:

Име на сметка                      Дебит              Кредит

Пари в брой                        20 000

Обикновени акции                                       20 000

1. Обясняване на актив и пасив

Нека създадем въображаема компания Куриер Деливъри със собственик Иван.

На 1-ви декември 2010 г. Иван започва дейността на компанията Куриер Деливъри. Първата операция, която прави е да запише личната си инвестиция от 20 000 лв обменени като 5000 акции на Куриер Деливъри. В счетоводните сметки това трябва да се запише като увеличаване на парите от 0 на 20 000 лв и увеличаване на публичните/обикновените акции на 20 000 лв. И двете сметки са балансови сметки /демек влизат в баланса/. Няма приходи, защото не е спечелено нищо от доставки извършени от компанията и няма разходи.

След като се направи тази операция, баланса на Иван ще изглежда така:

Актив                                 Пасив и собствен капитал/ценни книжа/акции

Пари в брой           20 000 лв     Пасиви

                                                     ценни книжа

                                                     обикновени акции                                20 000 лв

Общо активи       20 000 лв      Общо пасив и собствен капитал/акции  20 000 лв    

Така баланса и в дясно и в ляво е изравнен – в „баланс”.

Базовото счетоводно уравнение обяснява концепцията на баланса:

Актиите = пасивите+ собствен капитал/ценни книжа/акции

Или

20 000лв= 0лв+20 000лв

Баланса винаги трябва да е изравнен!

Счетоводна терминология на английски език

amount - обща сума, сбор
depreciation -обезценяване
overheads - режийни разноски
costs - разходи
margin - разлика, резерва
revenue - приход, годишен доход
revenue tax - държавен данък, акциз
excess - излишък, разлика
ratio - съотношение, коефициент
increase - увеличавам, раста
decrease - намалявам
rate - процент, норма
portion - дял, част
remainder - остатък
throughput - количеството материал, вложен в производството
chart - таблица, схема
statement - отчет
income statement - отчет на приходите
balance sheet - баланс
statement of cash flows - отчет на паричните потоци
statement of stockholders equity - отчет за собствения капитал
profit and loss statement - отчет на приходите и разходите
disbursement - плащане
gains - доходи, приходи
assets - актив
long-term assets - дълготрайни активи
short-term assets - краткотрайни активи
depreciation - амортизация на ДМА
amortization - амортизация на ДнМА
account - сметка, отчет
accountant - счетоводител
expenditure - разходи над 1 година (пр. дълготрайните активи)
break even point - изравнителна точка (разходи = приходи)
charge - задължение
interest - лихва
simple interest - проста лихва
compound interest - сложна лихва
debit - дебит
credit - кредит
fine - глоба
financial value - финансова стойност
liabilities - пасив, задължения
depreciation - обезценка
contingent costs - непредвидени разходи
interest expenses - разходи за лихви
dues - такса, членски внос
carrying amount - балансова стойност
book-value - балансова стойност
double entry - двойно счетоводство
chart of accounts - сметкоплан
common stock - обикновени акции
chart of accounts - сметкоплан
T-accounts - визуализация на сметките с буквата Т (дебит-кредит)